Professionelle Telefonansagen - so bauen Sie Vertrauen auf

Diese Dinge sind bei einer professionellen Telefonansage wichtig

Eine Telefonansage begrüßt Kunden eines Unternehmens oder informiert Patienten einer medizinischen Praxis. Wenn gerade alle Leitungen belegt sind oder das Unternehmen geschlossen ist, springt die Telefonansage anstelle eines Angestellten ein. Sie informiert Anrufende und lässt diese nicht in der Leitung „hängen“.

„Willkommen in Praxis von Doktor ...“ oder „Guten Tag bei ...“ können die Anrufenden dann hören, wenn sie nicht sofort jemanden erreichten. Durch eine deutlich gesprochene Nachricht, die freundlich auf Informationen wie Feiertage und die nächsten Öffnungszeiten hinweist, baut das Unternehmen Vertrauen auf.

Aus diesem Grund sollten ärztliche Praxen und Büros nicht selbst „mal schnell“ eine Telefonansage aufnehmen. Der Text der Telefonansage muss Informationen auf den Punkt bringen und die Stimme der Telefonansage muss freundlich, klar und professionell sein.

So entsteht eine professionelle Telefonansage

Eine professionelle Telefonansage kann bei lokalen Unternehmen oder Anbietern im Internet bestellt werden. Der Ansagetext variiert je nach Anlass und individuellen Anforderungen des Unternehmens. Die Ansage selbst wird von professionellen Sprachtalenten mit hochwertigen Mikrofonen aufgenommen. Teuer ist dieser Service nicht.

Je nach Anzahl der geforderten Ansagen und individuellen Anforderungen kosten professionelle Telefonansagen nur wenige Euro. Die Kosten können bei größeren Unternehmen mit vielen Angestellten natürlich deutlich höher liegen.

Diese Qualitätsmerkmale erfüllt eine professionelle Telefonansage:

• Verständlich: Die Aussprache des Sprechers sollte klar und deutlich sein. Nur mit einem hochwertigen Mikrofon kann eine professionelle Aufnahme ohne Störgeräusche entstehen.
• Freundlich: Eine sympathische und freundliche Stimme ist ein gutes Merkmal für eine professionelle Telefonansage.
• Nahbar: „Guten Tag“ oder „Willkommen bei...“ ist ein guter Auftakt für eine professionelle Telefonansage. Sitzt das Unternehmen oder die medizinische Praxis in einer Region mit einem Dialekt, könnten auch Begrüßungsfloskeln wie „Grüß Gott“ oder „Moin“ verwendet werden. Das hebt das Unternehmen von der Masse ab und wird in einer Region mit Dialekt oft positiv aufgenommen. Scherze oder lustige Sprüche sollten jedoch nicht in einer professionellen Telefonansage vorkommen.
• 

• 

• 
• zurück
• weiter
• Informativ: Neben dem Namen des Unternehmens muss der Ansagetext auch die nötigen Informationen enthalten. Wichtig sind Informationen über die Dauer der Nicht-Erreichbarkeit, der Grund für die Nicht-Erreichbarkeit und die normalen Öffnungszeiten. Die Telefonansage einer medizinischen Praxis sollte auch eine alternative Kontaktnummer für Notfälle nennen.
• Kurz: Eine professionelle Telefonansage verzichtet auf lange Ansagetexte und unnötige Höflichkeitsfloskeln. Viel mehr gibt die Ansage kurz, bündig und freundlich Informationen an den Anrufenden weiter.
• Gemafreie Musik: Wird Hintergrundmusik oder Musik während der Warteschleife eingespielt, sollte gemafreie Musik für Telefonansagen bevorzugt werden. Die Nutzungsrechte für die Musik benötigen Käufer zwar dennoch, die Gebühren der Gema entfallen jedoch.

Ist niemand erreichbar, repräsentiert die Telefonansage das Unternehmen oder die medizinische Praxis. Eine professionelle Telefonansage kann das Vertrauen zum Kunden aufbauen und stärken, eine undeutliche Telefonansage mit fehlenden Informationen schmälert dagegen die professionelle Präsenz. Im besten Fall erhält der Anrufende alle nötigen Informationen oder wendet sich später nochmals an diese Nummer.